Ed eccomi arrivato ad uno degli aspetti più spinosi della gestione di un progetto: la pianificazione degli investimenti.
Nelle settimane scorse ho pubblicato le slide del mio workshop a SMAU Milano 2019 e ti ho raccontato perchè è importante stipulare un’accordo di confidenzialità (regola numero 1) prima, sulla necessità di avere delle idee chiare per una perfetta gestione del progetto (regola numero 2) ed infine ti ho dato le mie motivazioni per cui credere nel progetto è di vitale importanza per la gestione di un progetto di successo. Sono tutti discorsi che puoi ritenere interessanti ma potrai notare che l’aspetto economico non è stato minimamente considerato.
Oggi invece, facendomi aiutare dalla favola de “La piccola fiammiferaia” ti racconterò di tutti i costi legati ad un progetto (tecnologico).
La favola
Era l’ultimo giorno dell’anno: faceva molto freddo e cominciava a nevicare. Una povera bambina camminava per la strada con la testa e i piedi nudi. Quando era uscita di casa, aveva ai piedi le pantofole che, però, non aveva potuto tenere per molto tempo, essendo troppo grandi per lei e già troppo usate dalla madre negli anni precedenti. Le pantofole erano così sformate che la bambina le aveva perse attraversando di corsa una strada: una era caduta in un canaletto di scolo dell’acqua, l’altra era stata portata via da un monello. La bambina camminava con i piedi lividi dal freddo. Teneva nel suo vecchio grembiule un gran numero di fiammiferi che non era riuscita a vendere a nessuno perché le strade erano deserte. Per la piccola venditrice era stata una brutta giornata e le sue tasche erano vuote. La bambina aveva molta fame e molto freddo. Sui suoi lunghi capelli biondi cadevano i fiocchi di neve mentre tutte le finestre erano illuminate e i profumi degli arrosti si diffondevano nella strada; era l’ultimo giorno dell’anno e lei non pensava ad altro! Si sedette in un angolo, fra due case. Il freddo l’assaliva sempre più. Non osava ritornarsene a casa senza un soldo, perché il padre l’avrebbe picchiata. Per riscaldarsi le dita congelate, prese un fiammifero dalla scatola e crac! Lo strofinò contro il muro. Si accese una fiamma calda e brillante. Si accese una luce bizzarra, alla bambina sembrò di vedere una stufa di rame luccicante nella quale bruciavano alcuni ceppi. Avvicinò i suoi piedini al fuoco… ma la fiamma si spense e la stufa scomparve. La bambina accese un secondo fiammifero: questa volta la luce fu così intensa che poté immaginare nella casa vicina una tavola ricoperta da una bianca tovaglia sulla quale erano sistemati piatti deliziosi, decorati graziosamente. Un’oca arrosto le strizzò l’occhio e subito si diresse verso di lei. La bambina le tese le mani… ma la visione scomparve quando si spense il fiammifero. Giunse così la notte. “Ancora uno!” disse la bambina. Crac! Appena acceso, s’immaginò di essere vicina ad un albero di Natale. Era ancora più bello di quello che aveva visto l’anno prima nella vetrina di un negozio. Mille candeline brillavano sui suoi rami, illuminando giocattoli meravigliosi. Volle afferrarli… il fiammifero si spense… le fiammelle sembrarono salire in cielo… ma in realtà erano le stelle. Una di loro cadde, tracciando una lunga scia nella notte. La bambina pensò allora alla nonna, che amava tanto, ma che era morta. La vecchia nonna le aveva detto spesso: Quando cade una stella, c’ è un’anima che sale in cielo”. La bambina prese un’altro fiammifero e lo strofinò sul muro: nella luce le sembrò di vedere la nonna con un lungo grembiule sulla gonna e uno scialle frangiato sulle spalle. Le sorrise con dolcezza.
La piccola fiammiferaia – H. C. Andersen
– Nonna! – gridò la bambina tendendole le braccia, – portami con te! So che quando il fiammifero si spegnerà anche tu sparirai come la stufa di rame, l’oca arrostita e il bell’albero di Natale.
La bambina allora accese rapidamente i fiammiferi di un’altra scatoletta, uno dopo l’altro, perché voleva continuare a vedere la nonna. I fiammiferi diffusero una luce più intensa di quella del giorno:
“Vieni!” disse la nonna, prendendo la bambina fra le braccia e volarono via insieme nel gran bagliore. Erano così leggere che arrivarono velocemente in Paradiso; là dove non fa freddo e non si soffre la fame! Al mattino del primo giorno dell’anno nuovo, i primi passanti scoprirono il corpicino senza vita della bambina. Pensarono che la piccola avesse voluto riscaldarsi con la debole fiamma dei fiammiferi le cui scatole erano per terra. Non potevano sapere che la nonna era venuta a cercarla per portarla in cielo con lei. Nessuno di loro era degno di conoscere un simile segreto!
Valutare un investimento graduale
Per introdurre l’argomento dovrei proti una domanda: perché è importante definire un Business Plan?
Il Business Plan è un documento che descrive un progetto imprenditoriale (obiettivi, strategie, vendite, marketing e previsioni finanziarie) ed aiuta a chiarire la tua idea. Si torna quindi agli argomenti del precedente articolo. Se non lo avessi ancora letto, ti suggerisco di farlo ora, prima di procedere oltre.
Attraverso il Business Plan è possibile avere una previsione delle potenziali vendite grazie alle strategie da attuare al fine di raggiungere precisi obiettivi.
Per farla ancora più semplice, il business plan definisce una serie di obiettivi da raggiungere, ciascuno di questi obiettivi comporta dei costi di conseguimento e dei possibili proventi.
Quindi, supponendo che l’intero progetto abbia un costo complessivo di 100% (ragiono in numeri percentuali per generalizzare) e che sia costituito da 3 obiettivi con rispettivi costi pari al 40%, 25% e 35% dell’intero budget, sarebbe più conveniente impegnare non il 100% previsto per l’intero progetto ma solo un 50% iniziale, al fine di dimezzare il rischio imprenditoriale.
La riduzione dell’investimento iniziale, può facilmente comportare un incremento complessivo del costo globale, diciamo del 30%, dipendente da un incremento dei costi di gestione, ripartito in 3 parti uguali sugli obiettivi prefissati. Quindi il costo di investimento per gli obiettivi sarà rispettivamente del 50%, 35% e 45% con un costo finale complessivo del 130%.
Certamente il primo obiettivo sarà costato un 10% in più rispetto alla pianificazione iniziale ma, al sua raggiungimento, dovremmo essere in grado di concretizzare le prime vendite. Tali proventi, anziché essere ripartiti ta i vari soci, o riscattati dal titolare dell’idea, potranno essere reinvestiti nel conseguimento del secondo obiettivo. Già se riuscirai ad ottenere un ROI del 20% sul primo obiettivo, avrai coperto l’eccedenza esborsata. Qualsiasi ritorno economico maggiore andrà a copertura invece dei costi del secondo obiettivo.
Già in questa fase però potrai valutare se la tua idea, funziona davvero, se ha un suo potenziale e quanto può valere. Ovviamente i fattori che ti faranno decidere se il progetto funziona o tende al fallimento non possono essere aleatori. È necessario definire delle PKI o delle BSC ancor prima di iniziare perché queste decreteranno le successive decisioni da intraprendere.
Nell’ipotesi più negativa, se l’idea, pur essendo stata pensata nel migliore dei modi, non dovesse soddisfare gli indicatori, è stato ridotto il rischio d’impresa al 50% e non ci si troverà nella condizione della piccola fiammiferaia accendendo rapidamente i fiammiferi per dare un anelito di calore a un idea che non può aver futuro.
Scegliere il momento giusto per il lancio
Ricordati come comincia la favola de La piccola fiammiferaia: “Era l’ultimo giorno dell’anno“. Il padre e la bimba avevano quindi deciso di lanciare il loro prodotto di punta, i fiammiferi, l’ultimo giorno dell’anno. Avrebbe potuto essere un giorno perfetto per la vendita di fiammiferi.
La valutazione non sarebbe stata errata, è l’ultimo giorno dell’anno, un periodo di festa, tanta gente per strada, si massimizzano i profitti e si minimizzano gli sforzi per convincere la gente ad acquistare, perché si sa che le persone acquistano più volentieri quando sono di buon umore.
Ci sono molti studi che mostrano che se in un negozio c’è musica, le persone spendono di più. Non tutti i tipi di musica, però generalmente, se il volume è basso e c’è un motivetto famigliare, i clienti traggono più piacere dallo shopping e, quando sono di buon umore, spendono di più. Invece se la musica non piace o è troppo forte l’effetto sarà negativo, o nullo.
Dr Gorkan Ahmetoglu (Professore in Psicologia della London’s Global University)
Ma pur essendo il momento perfetto c’è stata una valutazione errata di altri fattori incisivi: “faceva molto freddo e cominciava a nevicare“, continua la storia.
Facendo molto freddo la gente preferisce tornare verso casa, se poi inizia anche a nevicare meglio starsene seduti in panciolle davanti al camino anziché passeggiare al freddo e sotto la neve, di conseguenza, l’investimento non ha avuto il risultato sperato.
Certo, questa è una favola, ma prova a pensare all’idea su cui si basa Facebook. Altri hanno provato a replicarla, in primis Google con una serie di progetti, l’ultimo Google+, che non hanno però suscitato l’interesse degli utenti… Aveva già iniziato a nevicare e la gente si era rintanata su Facebook o peggio ancora la musica suonata non piaceva.
Investire nel momento errato significa bruciare soldi
Supponi di voler investire nella promozione del tuo zaino rivolto agli alunni delle scuole medie. Quando ritieni possa essere il mese migliore per lanciare la tua campagna promozionale?
Da settembre a novembre, le scuole sono già partite, quindi se dovessi decidere di farlo sprecheresti un sacco di soldi e ti ritroveresti con un pugno di mosche.
A dicembre, le persone sono orientate al Natale e all’anno nuovo, è vero che ci sono più soldi nelle famiglie perchè c’è la tredicesima, ma ciò non implica che vorranno acquistare uno zaino nuovo per il figlio o la figlia da far trovare sotto l’albero di Natale (Nda: Mi scuso con coloro che credevano ancora in Babbo Natale). Anzi, lo zaino che hanno è già stato collaudato da qualche mese e, nel bene o nel male, questo si terrà fino alla fine dell’anno.
A gennaio c’è il giro di boa che porta le famiglie fino alla chiusura delle scuole di giugno.
A luglio ed agosto ci sono le vacanze estive e non si pensa alla scuola.
Eppure la promozione più efficace è lanciare il proprio zaino proprio quando si sta chiudendo l’anno scolastico: a maggio. Fare una campagna promozionale durante il periodo maggio, giugno e inizio luglio, per poi staccare con una pausa estiva e riprendere le due settimane a cavallo tra agosto e settembre.
Perchè sono arrivato a questa conclusione? Eccoti la spiegazione.
A maggio quando la scuola sta terminando, il prodotto viene promosso per creare curiosità, non un reale interesse.
A giugno invece ci sarà la pubblicità più intensiva poichè è il momento in cui si tirano le somme delle cose che possono essere riutilizzate nell’anno scolastico successivo e cosa invece cambiare. È alla fine di giugno o al massimo all’inizio di luglio in cui le famiglie iniziano a pianificare ed a concretizzare gli acquisti scolastici.
Alcuni ritardatari andranno in vacanza con in mente il tuo prodotto però. Staccheranno ma quando rientreranno a fine agosto, troveranno il tuo prodotto di nuovo a tormentarli fino all’inizio di settembre, e così potranno decidere di acquistarlo.
L’investimento è stato ben pianificato, studiato a tavolino e massimizzata l’attenzione verso il prodotto.
Con attenti studi del mercato, del target di riferimento e dell’appeal del tuo prodotto, potrai anche tu trovare il giusto momento in cui lanciare sul mercato e promuovere il tuo prodotto.
Bilanciare i costi
Molti Clienti che alla fine si sono rivolti a me, hanno avuto esperienze poco piacevoli con altrettante Web Agency e professionisti che gli hanno proposto di concentrare tutto il budget verso una specifica area, magari perché più remunerativo per gli ultimi, ma non certo più vantaggioso per il cliente o semplicemente per una visione incompleta.
Ricorda che la realizzazione di un’idea è suddivisa in diverse parti:
- Progettazione, è la fase in cui tutte le idee vengono schematizzate. Sarà definita l’architettura logica del sistema ma non si parlerà di tecnologia. In questa fase emergeranno numerose domande, ripensamenti su processi che non sono funzionali e nuovi spunti da approfondire per far quadrare il tutto.
- Ricerca & Sviluppo, molte delle ipotesi avanzate durante la fase di progettazione dovranno richiedere una vera e propria prova sul campo. La fase di ricerca si focalizza sul creare dei prototipi funzionanti di alcuni processi al fine di trovare il giusto bilanciamento per rendere funzionale, funzionante, usabile e manutenibile il sistema. Inoltre sono formalizzate le tecnologie da utilizzare e che hanno fornito il miglior compromesso tra performance e tempi di realizzazione. Durante questa fase è sviluppata anche il resto del progetto.
- Sicurezza, spesso si trascura questa fase, non tanto per negligenza quanto ritenuta un’operazione poco necessaria, specie se utilizzati CMS preconfezionati. Tuttavia, è fondamentale assicurare che nessuno possa eseguire operazioni senza il giusto livello di accesso, specialmente se la tua idea prevede acquisti on-line/acquisti in-app o se prevede l’inserimento da parte degli utenti di dati privati, sensibili o giudiziari.
- Promozione, alcune persone pensano che l’idea si faccia pubblicità da sola, solo perché risulta essere un’idea innovativa. Purtroppo però mi dispiace deluderti, se l’idea, anche la più geniale, non arriva all’attenzione del tuo target di riferimento, sarà come un’isola in mezzo al mare senza rotte che veicoleranno i turisti alla tua meta.
- Manutenzione. Nessuno è perfetto, nemmeno i sistemi lo sono, anzi anche la migliore progettazione può portarsi dietro bug applicativi o progettuali che saranno scoperti solo dopo che la soluzione è a regime. Escludere questa voce dal proprio budget di progetto è da folli. Sarà importante inoltre tenere sotto la lente d’ingrandimento, i feedback ricevuti dagli utenti perché a qualsiasi problema riscontrato e segnalato dall’utilizzatore della tua soluzione deve far seguito una risposta, anche attraverso un sistema automatizzato che conferma la presa in carico della segnalazione e deve prevedere dei tempi di risoluzione, altrimenti perderemo un cliente certo ed altri potenziali clienti per pubblicità negativa.
- Supporto tecnico ed evolutivo, questa fase si focalizza sul futuro della soluzione. La tecnologia progredisce costantemente, non è mai possibile mettere la parola fine ad un progetto, specie se la soluzione proposta prevede un coinvolgimento degli utenti finali, quindi bisogna garantire che la soluzione sia sempre in linea con gli standard attuali e che in caso di cambiamenti strutturali del sistema (per esempio il server o il sistema operativo) che ospita la soluzione, bisognerà provvedere al relativo adeguamento.
Questi elementi possono essere riportati su un diagramma di Kivat con indicatori che possono assumere valori compresi tra 0 e 100. Sbilanciare il budget verso uno specifico indicatore, comporterà ovviamente la riduzione del budget per altri indicatori. Non è detto che sia errato propendere per una specifica area ma è importante valutare le conseguenze che la riduzione del budget per ciascuna area può comportare in termini di ritorni economici. Non solo, talvolta un eccessivo investimento in una data area può risultare inutile perché raggiunto il livello massimo dei benefici ottenibili, ogni eccedenza è parte dell’investimento che viene sprecato.
Grazie per essere arrivato alla fine di questo articolo. Se sei d’accordo con quanto ho scritto condividilo sui social così mi dimostrerai il tuo gradimento; se invece non sei d’accordo, lascia un commento e intavoliamo una discussione costruttiva.